CINCO FACTORES CLAVE PARA GARANTIZAR LA EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN
1/12/20
9:00 am
Es innegable que la capacitación representa una herramienta fundamental para el éxito. Y lo es desde diferentes puntos de vista.
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Los empleados en general lo valorizan como un elemento clave para permanecer en una Organización. Se trata de uno de los componentes de remuneración intangibles mejor cotizados. Es capital intelectual, es futuro.
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Los líderes buscan asegurar que sus equipos tengan las competencias y los conocimientos requeridos para un desempeño excelente. Para ellos es crítico contar con capacitación eficiente que garantice el retorno de la inversión en tiempo y recursos.
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La Organización y sus planes de crecimiento e innovación requieren personas capacitadas y motivadas, y, la capacitación es un espacio por excelencia en el que se conjugan los intereses organizacionales y los individuales.
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Por todo esto, garantizar la Efectividad de la Capacitación es un imperativo Organizacional, y, si bien es cierto que los actores del proceso son variados, el rol de Recursos Humanos como orquestador es de central importancia.
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Los elementos que requieren ser atendidos para garantizar el éxito son:
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1. Una comprensión profunda del Proceso de Capacitación End to End.
2. Indicadores de efectividad del Proceso y de Impacto en Resultados, KPI’s.
3. Una interacción efectiva y de influencia mutua con los stakeholders del Negocio.
Una práctica organizacional que integre estos 5 factores permitirá maximizar el impacto de la efectividad y eficiencia de la Capacitación, transformándola en una herramienta estratégica.
FACTOR 1. Compresión profunda del Proceso de Capacitación End to End.
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Un proceso de capacitación incluye una cantidad de Fases se presentan a continuación de forma simplificada:
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Para cada fase se requiere mapear las actividades, las tecnologías que las soportan, los roles que intervienen, los inputs, los outputs y los stakeholders que intervienen. Este trabajo de mapeo y comprensión del proceso es la base de una gestión sólida.
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Lo que escuchamos de nuestros clientes es la dificultad para saber cómo mejorar la capacitación. El principio rector es que para poder mejorar la capacitación es clave comenzar por tener una visión holística de todas las palancas que podemos accionar, y, esto comienza por conocer el proceso.
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En Ekantika aplicamos metodologías Lean y Six Sigma, adicionando la mirada de las tecnologías de soporte de las actividades que componen el proceso. Esta labor nos brinda la visión del Proceso AS IS y también de todas las oportunidades de mejora del mismo para llegar al Proceso TO BE maximizando las tecnologías disponibles en la Organización.
Factor 2. Indicadores de efectividad del Proceso y de Impacto en Resultados, KPI’s.
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La efectividad del proceso de Capacitación requiere la definición de Indicadores del Proceso ya mapeado y de Resultados o Impacto de la Capacitación en el Negocio.
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Contar con ambos tipos de KPI’s permite tener una visión no sólo de la evolución de los indicadores individualmente sino también de sus correlaciones. Esto da profundidad al análisis permitiéndonos entender causas y efectos.
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Además es importante visualizar el proceso en diferentes niveles, ya que podemos analizar la efectividad de un programa de capacitación determinado, pero también podemos analizar el impacto de la capacitación en un área, o en una función, o en una Unidad de Negocios, o en toda la Organización. Correlacionar con indicadores del Negocio como las ventas, el servicio al cliente, la fidelidad de los clientes, o con elementos de la Cultura que queremos reforzar, permite accionar medidas correctivas o anticiparlas a través del análisis de tendencias.
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Una gestión con data como la que proponemos permite fortalecer el proceso de Capacitación hasta el punto en que todos los stakeholders del negocio internalicen su valor e impacto.
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FACTOR 3. Una interacción efectiva y de influencia mutua con los stakeholders del Negocio
La relación entre el área responsable de la Capacitación y los stakeholders del Negocio experimenta tensiones que son típicas porque las presiones a las que se encuentran sometidos son diferentes. Las tensiones giran en torno a la efectividad, el costo, el tiempo que se requiere sacar a las personas de sus puestos de trabajo, la oportunidad y la relevancia.
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La Asertividad y la Influencia son dos habilidades clave para alcanzar acuerdos de mutuo beneficio. Las bases para el ejercicio de las mismas son:
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Un entendimiento profundo del Negocio, sus dolores y sus planes.
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Claridad de todas las restricciones del Negocio, que pueden ser estacionales, de turnos de trabajo, de cantidad de personas por rol, legales, sindicales, técnicas, de acceso a la tecnología, etc.
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Identificación de los objetivos que son comunes al Negocio y al área de Capacitación.
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Identificación de áreas de tensión y objetivos contrapuestos.
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Planteamiento de escenarios alternativos de capacitación con sus ventajas y desventajas para propiciar una discusión sobre bases sólidas y en torno a oportunidades.
La construcción de vínculos de largo plazo y mutuo beneficio no se realiza sólo en negociaciones puntuales, sino a través de la interacción sistemática y el cumplimiento de compromisos. Por esto, establecer un Gobierno del Proceso de Capacitación que comience con la Planificación Anual y que se extienda a través de sesiones de seguimiento a lo largo de todo el año es imprescindible para nutrir el vínculo con el Negocio.
FACTOR 4. La integración de los KPI’s en un dashboard de gestión que permita manejar inteligentemente la data e identificar oportunidades de mejora.
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Las herramientas de Business Intelligence para la gestión de la data representan un paso fundamental de eficiencia.
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La construcción de un Dashboard que integre la información relevante y que, dinámicamente, nos muestre los KPI’s, su evolución y las correlaciones de las diferentes variables nos habilita para utilizar el tiempo en análisis, identificación de oportunidades de mejora, e inclusive anticipar acciones; como opuesto a dedicar el tiempo a juntar la información y construir los informes en cada período.
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Las implicaciones de incorporar el análisis sistémico de la data del proceso de Capacitación con herramientas de Business Intelligence tiene impacto en varias dimensiones:
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Es una oportunidad para que las personas del área desarrollen su potencial en competencias de análisis y resolución de problemas, y dejen de realizar tareas de búsqueda de información.
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Impacta la eficiencia del área tanto en lo que se refiere al uso de recursos, como a la capacidad de tomar decisiones de manera rápida
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Habilita la mejora del proceso de Capacitación
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Permite mostrar el impacto en el negocio de manera continua.
FACTOR 5. Gobernar el proceso en conjunto con los stakeholders con el propósito de tomar decisiones e implementar concertadamente las mejoras.
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Gobernar el proceso de Capacitación implica establecer un ritmo de gestión que comience por la Planificación Anual y el Presupuesto, y que continúe con la gestión periódica que permita asegurar el cumplimiento de las actividades y del impacto establecido.
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Una buena gestión de gobierno requiere claridad en la definición de todos sus componentes:
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Instancias: se refiere a las diferentes reuniones que integrarán el gobierno.
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Membresía: quienes deben participar en cada instancia
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Objetivo de cada instancia
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Inputs y Outputs de cada instancia
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Agenda: se refiere a definir una estructura de agenda que esté alineada con el objetivo de la instancia.
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Modalidad de toma de decisiones
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Dashboard de gestión a ser utilizado